5 แอปที่ทำให้คุณไม่ต้องเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศอีกเลย

อนาคตของการทำงานคือการไม่ต้องเข้าออฟฟิศ

เราใช้อินเทอร์เน็ตความเร็วสูงและเทคโนโลยีในการทำงานมานานจนถึงขั้นที่เราเริ่มคิดแล้ว่า จะเป็นอย่างไรถ้าไม่ต้องออกจากบ้าน ฝ่าแดดร้อน รถติด เพื่อมาทำงานในแต่ละวันได้? ลองนึกดูว่าหากเราสามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้บนโลกใบนี้โดยไม่ต้องอยู่ที่เดียวกัน หรือแม้แต่ Timezone เดียวกัน คุณอาจส่งอัพเดตงานล่าสุดมาจากเกาะแสนสงบในฟิลิปปินส์ ไปให้เพื่อนที่อยู่ในยุโรปได้แบบสบายๆ (ตราบใดที่ยังมี wi-fi น่ะนะ) การทำงานโดยอยู่ที่ไหนก็ได้นี่แหละคือข้อเสนอที่หอมหวานที่สุดสำหรับทั้งพนักงานและหัวหน้า และดูเหมือนว่ามันจะเป็นเทรนด์ที่เริ่มเกิดขึ้นแล้วด้วย

ข้อดีที่เกิดขึ้นคือความประหยัด ไม่ต้องมีพนักงานที่บริษัทมากมายเท่าเดิมอีกต่อไป เอาเงินค่าเช่าพื้นที่ ซื้อโต๊ะและอุปกรณ์ไปเพิ่มเป็นโบนัสให้ก็ยังได้ นอกจากนี้บริษัทยังสามารถค้นหาผู้ร่วมงานที่มีความสามารถจากทุกหนแห่งบนโลกได้ ลองนึกดูสิว่าเราอาจะได้คนเก่งๆ มากขึ้นขนาดไหนถ้าเราสามารถประกาศหาพนักงานจากทั่วโลก

แล้วมันมีข้อเสียหรือเปล่า? แน่นอนว่าต้องมี หัวหน้าย่อมต้องการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่เข้มแข็งและพนักงานรู้สึกว่าเป็นส่วนหนึ่งของทีม ซึ่งคนที่ไม่เคยทำงานด้วยกันในห้องเดียวกันอาจจะทำให้สิ่งนี้เกิดขึ้นยาก และแน่นอนว่าหัวหน้าย่อมต้องกังวลว่าพนักงานของตนทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพในช่วงเวลาที่มีจริงหรือเปล่า แล้วทุกคนในทีมจะเข้าใจบรีฟงานที่ส่งไปเท่ากันหรือเปล่า

แต่ไม่ว่าจะมีข้อดีข้อเสียอย่างไร สิ่งหนึ่งที่เราแน่ใจคือมันกำลังเกิดขึ้นแล้วแน่นอน

วันนี้เราจึงอยากแนะนำ 5 แอพลิเคชันและเว็บไซต์ที่จะช่วยให้การทำงานระยะไกลเป็นไปได้ 100% ตั้งแต่ต้นจนจบ โดยไม่ต้องมาเจอเพื่อนร่วมงานตัวเป็นๆ เลย มาดูกันดีกว่าว่ามีอะไรบ้าง

Project Management: Trello

การทำงานในระยะที่ไกลกันอาจจะไม่ใช่เรื่องง่ายในการติดตามงานและโปรเจคต่างๆ ที่เกิดขึ้นในทุกวัน เช่นนี้แล้วเราอาจต้องหาเครื่องมือที่จะทำให้เราติดตามงานได้ง่ายมากขึ้น

Trello เป็นเครื่องมือทางด้าน Project Management ที่สามารถช่วยในส่วนนี้ได้ ผู้ใช้สามารถสร้างลิสต์งาน กำหนดวันส่ง และกำหนดว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบได้ โดยจะแสดงผลเป็นบอร์ดภาพรวมให้เห็นผลได้ง่ายแบบรวดเร็ว ข้อดีของ Trello คือความง่ายในการใช้งาน แค่คลิกและลากก็สามารถใช้งานเบื้องต้นได้แล้ว นอกจากนี้ Trello ก็ยังมี Notification ในเว็บไซต์และแอปพลิเคชันที่สามารถแจ้งเตือนเราและทีมเวลามีความเปลี่ยนแปลงใด ๆ ซึ่งทำให้การทำงานระหว่างพนักงานและหัวหน้าง่ายขึ้นมาก

Team Chat: Slack

เมื่อเราไม่ได้จำเป็นต้องทำงานที่ออฟฟิศแล้ว แต่เรายังต้องการบรรยากาศของการร่วมมือกันแบบออฟฟิศอยู่ก็ถึงเวลาที่แอปพลิเคชันแชทภายในทีมจะเข้ามามีบทบาท

ทีมเวิร์คที่ดีจะขาดการสื่อสารที่ดีไม่ได้ แต่สำหรับคนที่ทำงานระยะไกล การสื่อสารอาจเป็นอุปสรรค์ใหญ่ที่ต้องคำนึงถึง โชคดีที่มีแอปอย่าง Slack ที่ให้บรรยากาศการยืนคุยกันหน้าตู้น้ำในออฟฟิศกลับมา แม้ตัวจะอยู่กันคนละที่ก็ตาม Slack ถูกออกแบบมาเพื่อการสื่อสารขณะทำงานโดยเฉพาะ ซึ่งเราสามารถสร้างแชทเดี่ยว แชทกลุ่ม หรือสร้าง Channel ใหม่ ๆ ขึ้นมาเพื่อคุยตามแต่ละหัวเรื่อง นอกจากนี้เรายังสามารถใช้ Slack รวมกับแอพลิเคชันอื่นๆ อีกมากกว่า 1,500 แอพลิเคชัน ยกตัวอย่างเช่น Google Drive, Dropbox, Mailchimp เป็นต้น แถมยังช่วยจัดการโนติฟิเคชั่นยุ่งๆ รวมไว้ในที่ดีเดียวกัน เพื่อให้ทุกคนได้โฟกัสกับงานตรงหน้าที่สำคัญกว่าได้มากยิ่งขึ้นด้วย

Video Chat: Google Hangout

ไม่จำเป็นต้องเสียเวลา เสียเงินค่าเดินทางแพงๆ เพื่อเดินทางไปประชุมแบบเจอหน้ากันอีกต่อไป เมื่อเราสามารถใช้ Google Hangout ในการประชุมทางไกลระหว่างกันได้

พอพูดถึงวีดีโอแชท หลายๆ บริษัทอาจจะนึกถึง Skype แต่การทำงานในระดับองค์กรต้องการเครื่องมือที่มีความเป็นมืออาชีพมากขึ้น Google Hangout ซึ่งสามารถใช้งานร่วมกับเครื่องมือต่างๆ ของ Google ได้ด้วย เราสามารถใช้ Google Hangout ในการคุยกันตัวต่อตัวและรองรับการคุยกลุ่มได้มากถึง 25 คน บทสนทนาทั้งหลายเหล่านี้สามารถเก็บไว้เพื่อย้อนกลับมาดูได้ และสามารถแชร์หน้าจอให้ผู้ร่วมสนทนาดูไปพร้อม ๆ กับการคุยได้ ซึ่งบริการทั้งหมดนี้ฟรีและเข้าใช้งานได้เพียงล็อคอินเข้า Gmail

Password Management: 1Password

 

ถ้าจะมีอะไรสักอย่างที่ควรที่ไว้กับอดีตและไม่หลงเหลือไว้ในโลกอนาคต ก็คงจะเป็นการจำพาสเวิร์ดอันแสนน่ารำคาญเนี่ยแหละ

การจำพาสเวิร์ดทั้งหลายแหล่นั้นลำบากแม้ในสถานการณ์ปกติ แต่เมื่อคุณไม่ได้นั่งทำงานด้วยกันแล้ว จะหันไปขอความช่วยเหลือจากเพื่อนร่วมงานก็คงไม่ได้ แอปชื่อดังอย่าง 1Password จึงเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มากหลายในการจัดการรหัสผ่านเหล่านี้ให้อยู่ในที่เดียว ไม่ใช่แค่การจัดเก็บรหัสผ่านอย่างเป็นระบบเท่านั้น แต่ 1Password ยังทำให้เราสามารถให้ข้อมูลกับคนอื่นๆ ได้โดยไม่เปิดเผยรหัสผ่าน ซึ่งเราสามารถเชื่อมต่อกับระหว่างอุปกรณ์ที่เรามีด้วย WiFi, iCloud, Dropbox และใช้งานได้ทั้ง Mac, Windrow, Android และ iOS ทั้งง่ายและปลอดภัย ทำให้หมดปัญหาเรื่องการจัดเก็บรหัสผ่านไปได้เลย

Electronic Signature: SignNow

ปัญหาที่ชัดเจนของคนที่ทำงานห่างกันคือ ความล่าช้าในการเซ็นเอกสาร

เพื่อตอบครบจบทุกขั้นตอนในการเซ็นเอกสาร เราขอเสนอ SignNow เครื่องมือที่จะทำให้เราสามารถเซ็นเอกสารออนไลน์ได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว ต่อไปนี้เราจำไม่เป็นที่จะต้องพิมพ์ แฟกซ์สัญญาต่างๆ ส่งกันไปมาอีกต่อไป เพราะ SignNow จะแก้ปัญหาเหล่านั้นให้หมดไป เราสามารถเซ็นเอกสารออนไลน์ได้ทั้งบนมือถือ และคอมพิวเตอร์โดยที่จะมีอีเมลแจ้งเตือนเสมอ รวมทั้งยังสามารถให้หลายบุคคลเซ็นพร้อมกันและติดตามผลได้ ข้อดีอีกประการของ SignNow คือการเก็บรักษาข้อมูลไว้ทางออนไลน์ ทำให้ไม่ต้องกลัวว่ากระดาษจะหายหรือต้องระมัดระวังในการเก็บรักษาอีกด้วย

 

ด้วยวิธีการทำงานที่เปลี่ยนไปตามยุคสมัยแบบนี้ ในบทความต่อไป GetLinks จะมาพูดถึงว่าการทำงานทางไกลจะสร้างการเปลี่ยนแปลงในการบริหารงานอย่างไร อะไรคือ Digital Leadership มันมีความสำคัญอย่างไร ติดตามได้เร็วๆ นี้

Like the article? Feel free to share!

Leave a Reply

avatar
  Subscribe  
Notify of